Au sommaire :
- IFS Food version 8 : ce qui a changé
- Audit de diagnostic, audit blanc, audit interne
- La checklist de préparation
- Les 10 exigences KO
- Notation et non-conformités : A, B, C, D, Major, KO
- Le déroulé du jour J
- Questions fréquentes
IFS Food version 8 : ce qui a changé
L’IFS Food est l’un des référentiels reconnus GFSI les plus demandés par la grande distribution européenne. Sans certification, l’accès aux marques de distributeur (MDD) est souvent fermé. La version 8 a été publiée en avril 2023 ; les audits selon cette version sont obligatoires depuis le 1er janvier 2024. Les changements qui pèsent le plus sur la préparation :
- Cinq chapitres au lieu de six. Les exigences de l’ancien chapitre 6 (food defense) ont rejoint le chapitre 4, aux côtés de la fraude alimentaire.
- La culture de la sécurité des aliments devient un objectif mesuré : communication, formation, retours des salariés, mesure de la performance. L’auditeur interroge vos opérateurs en plus de lire vos classeurs.
- Qualité, légalité et authenticité sont citées à côté de la sécurité des aliments dans tout le référentiel.
- Des fréquences précises remplacent les « régulièrement » de la v7 : « au moins une fois tous les 12 mois », « tous les 3 mois ».
- Une exigence KO ne peut plus être notée C, et un B sur une exigence KO rapporte 0 point au lieu de 15.
- Le test de traçabilité inclut un bilan matière et se fait au moins une fois tous les 12 mois.
Côté calendrier, au moins un audit sur trois est inopiné depuis le 1er janvier 2021, quelle que soit la version. Un site audité sans préavis obtient le statut IFS Star, affiché sur son certificat.
Le référentiel complet et sa liste d’exigences sont téléchargeables gratuitement en français sur le site de l’IFS. La checklist ci-dessous sert à organiser la préparation autour de ces exigences.
Audit de diagnostic, audit blanc, audit interne : trois exercices différents
Les trois termes circulent souvent l’un pour l’autre. Ils répondent pourtant à trois questions distinctes.
| Exercice | Quand | Qui | Ce qu’il produit |
|---|---|---|---|
| Audit de diagnostic (pré-audit) | Avant une première certification, ou après un gros changement (nouvelle ligne, nouveau site) | Consultant ou responsable qualité | La liste des écarts exigence par exigence et un plan d’action priorisé |
| Audit blanc | 4 à 8 semaines avant l’audit, pour laisser le temps de corriger | Un auditeur externe ou un qualiticien d’un autre site | Une note simulée (A à D) et un test de traçabilité chronométré |
| Audit interne | Toute l’année : c’est une exigence du référentiel | Des auditeurs compétents et indépendants du service audité | Des rapports communiqués à la direction, des actions correctives suivies |
Mener un audit de diagnostic IFS
Prenez le référentiel chapitre par chapitre et notez chaque exigence comme le ferait l’auditeur. L’intérêt du diagnostic tient à sa franchise : une exigence « à peu près en place » est un B ou un C, jamais un A. Commencez par les 10 exigences KO (voir plus bas), puis par les points qui demandent des mois d’historique, comme les enregistrements de CCP, l’étalonnage ou les formations. Un écart sur un document se corrige en une semaine, un trou de six mois dans les enregistrements ne se rattrape pas.
Mener un audit blanc IFS
Un audit blanc utile ressemble au vrai : même durée, même ordre, sans préparation la veille. Ce qu’il doit couvrir au minimum :
- une visite de l’atelier avec des questions aux opérateurs sur les CCP et les non-conformités ;
- un test de traçabilité sur un lot choisi par l’auditeur blanc, chronométré, avec bilan matière ;
- la lecture de trois mois d’enregistrements tirés au hasard, en vérifiant fréquences et actions correctives ;
- une réunion de clôture avec la liste des écarts notés A, B, C ou D, comme dans le vrai rapport.
Tenir le programme d’audits internes
L’audit interne est l’exigence KO n° 8 (5.1.1) : toutes les exigences du référentiel doivent être auditées, selon un programme planifié sur 12 mois et réalisé en 15 mois au plus. Les activités critiques pour la sécurité des aliments sont auditées plus souvent, sur la base d’une analyse de risques. Les auditeurs ne doivent pas auditer leur propre service (5.1.2), et les résultats remontent à la direction (5.1.3).
Ce que l’auditeur regarde en premier
- Le test de traçabilité. L’auditeur choisit un lot et vous demande de reconstituer son historique complet, des matières premières aux clients livrés, avec un bilan matière. Le référentiel exige une reconstitution en quatre heures au maximum (4.18.3), ou moins si vos clients l’imposent. C’est l’exercice qui fait le plus transpirer les équipes qualité sur papier.
- La surveillance des CCP. Enregistrements complets, aux fréquences prévues, avec les actions correctives documentées pour chaque dérive. Un trou de deux jours dans les relevés de température se voit immédiatement.
- La cohérence documentaire. Votre plan HACCP dit « contrôle toutes les 2 heures » mais les enregistrements montrent 3 contrôles par jour ? C’est une non-conformité, même si le produit est sain.
- Les personnes. En v8, l’auditeur demande à un opérateur ce qu’il fait en cas de non-conformité. La réponse doit correspondre à la procédure.
La checklist de préparation à l’audit IFS
- Documentation à jour : plan HACCP révisé, procédures signées dans leur version en vigueur, organigramme et fiches de poste actualisés.
- Enregistrements des 12 derniers mois complets : contrôles CCP et PrPO, températures, nettoyage, réceptions matières, métrologie.
- Test de traçabilité blanc : choisissez un lot au hasard et chronométrez la reconstitution complète avec bilan matière. Si vous dépassez 4 heures, c’est votre chantier prioritaire.
- Exercice de rappel récent : la procédure de rappel et de retrait (exigence KO n° 9) doit être testée de bout en bout chaque année (planifiée sur 12 mois, réalisée en 15 mois au plus), et le résultat du test est revu pour s’améliorer.
- Spécifications matières premières : une fiche à jour pour chaque ingrédient, additif, emballage et produit de retravail (exigence KO n° 5).
- Formations consignées : chaque opérateur, y compris les intérimaires et saisonniers, doit avoir une trace de formation à l’hygiène et à son poste.
- Étalonnage des équipements de mesure : balances, sondes, détecteurs de métaux, avec certificats valides.
- Évaluations fraude et food defense : analyse de vulnérabilité à la fraude (4.20) et plan de protection du site (4.21), testés et revus au moins une fois tous les 12 mois.
- Non-conformités soldées : chaque NC ouverte doit avoir une analyse de cause et une action corrective tracée, y compris celles du précédent audit (exigence KO n° 10).
- Revue de direction : datée, avec indicateurs (réclamations, NC, résultats d’analyses, objectifs de culture sécurité des aliments) et décisions.
Les 10 exigences KO de l’IFS Food v8
Une exigence KO notée D retire 50 % du total possible et bloque le certificat, quel que soit le reste de la note. Ce sont les dix points à vérifier en premier, en audit de diagnostic comme en audit blanc.
| N° | Exigence | Ce que l’auditeur vérifie |
|---|---|---|
| 1 (1.2.1) | Gouvernance et engagement | La direction s’assure que chacun connaît ses responsabilités et en mesure l’efficacité |
| 2 (2.3.9.1) | Surveillance de chaque CCP | Méthode, fréquence et enregistrement définis pour chaque CCP, et chaque CCP sous contrôle |
| 3 (3.2.2) | Hygiène personnelle | Règles comprises et appliquées par le personnel, les prestataires et les visiteurs |
| 4 (4.1.3) | Accords avec les clients | Recettes, procédés et cahiers des charges clients respectés |
| 5 (4.2.1.3) | Spécifications des matières premières | Une spécification à jour et conforme pour chaque matière, emballage et retravail |
| 6 (4.12.1) | Corps étrangers | Procédures de prévention fondées sur les risques, produits contaminés traités comme non conformes |
| 7 (4.18.1) | Traçabilité | Lien entre lots de produits finis, lots de matières et emballages, de la réception à la livraison |
| 8 (5.1.1) | Audits internes | Toutes les exigences auditées en 12 mois (15 au plus), activités critiques plus souvent |
| 9 (5.9.1) | Rappels, retraits et incidents | Procédure documentée et testée, responsabilités et contacts à jour |
| 10 (5.11.3) | Actions correctives | Actions formulées, documentées et mises en œuvre avec responsables et délais |
Notation IFS et non-conformités : A, B, C, D, Major et KO
| Note | Signification | Points |
|---|---|---|
| A | Conformité totale | 20 |
| B | Conformité presque totale (déviation) | 15 (0 sur une exigence KO) |
| C | Une partie de l’exigence n’est pas en place (impossible sur une KO) | 5 |
| D | L’exigence n’est pas en place | −20 |
| Major | Manquement substantiel ou procédé hors de contrôle, sur une exigence non KO | −15 % du total possible |
| KO noté D | Exigence KO non mise en place | −50 % du total possible |
Le résultat se lit en pourcentage du total possible :
- 95 % et plus : certificat au niveau supérieur, valable 12 mois.
- De 75 % à moins de 95 % : certificat au niveau de base, valable 12 mois.
- Une Major et 75 % ou plus : pas de certificat tant qu’un audit complémentaire, au plus tard six mois après, n’a pas validé la correction ; le certificat est alors délivré au niveau de base.
- Moins de 75 %, plus d’une Major, ou une KO notée D : audit échoué, pas de certificat (et retrait du certificat en cours lors d’un renouvellement). Un nouvel audit complet se tient au plus tôt six semaines après.
Dans tous les cas où l’audit est réussi, le plan d’actions complété doit être renvoyé à l’organisme certificateur sous quatre semaines. Le certificat n’est délivré qu’une fois les corrections mises en œuvre.
Le déroulé du jour J de l’audit IFS
La durée minimale est donnée par l’outil de calcul obligatoire de l’IFS, à partir de l’effectif (intérimaires et saisonniers compris), du nombre de catégories de produits et d’étapes de procédé. Elle est en général de deux jours (16 heures). Au moins la moitié du temps se passe dans les zones de production.
- Réunion d’ouverture : périmètre, planning, interlocuteurs. Ayez sous la main la liste des produits, des lignes et des CCP.
- Visite de l’atelier, le plus tôt possible : hygiène, corps étrangers, identification des lots en cours, questions aux opérateurs.
- Revue documentaire et enregistrements : HACCP, spécifications, CCP, nettoyage, formations, étalonnage, réclamations.
- Test de traçabilité : un lot choisi par l’auditeur, reconstitué dans les deux sens avec bilan matière, en quatre heures au maximum.
- Réunion de clôture : l’auditeur présente les écarts relevés. Le plan d’actions part ensuite chez l’organisme certificateur sous quatre semaines.
Pour un renouvellement annoncé, l’audit se tient entre huit semaines avant et deux semaines après la date anniversaire du premier audit. Un audit sur trois au moins étant inopiné, l’usine doit être auditable à tout moment de l’année.
Les 3 erreurs qui coûtent des points
1. Tout reconstituer au dernier moment. Les enregistrements rédigés a posteriori se repèrent : même stylo, même écriture, dates trop régulières. Un auditeur expérimenté le voit en quelques secondes, et la confiance est rompue pour le reste de l’audit.
2. Le classeur incomplet. Sur papier, une feuille de contrôle perdue est invisible jusqu’au jour où on la cherche. Or chaque enregistrement manquant est un écart potentiel.
3. Négliger les équipes terrain. Si la procédure de non-conformité n’existe que dans le bureau qualité, la v8 le révélera : l’auditeur descend en production et pose des questions.
Ce que le numérique change concrètement
La préparation d’audit consiste, pour l’essentiel, à rassembler des preuves. Quand les contrôles sont saisis sur tablette au moment où ils sont faits, horodatés et rattachés au lot, la preuve existe dès la saisie. Le test de traçabilité passe de plusieurs heures de fouille de classeurs à une requête de quelques secondes, et un trou d’enregistrement est signalé au moment où il se produit.
Notre article sur la traçabilité agroalimentaire décrit le même fonctionnement : la conformité y découle du travail quotidien. Pour la surveillance des points critiques, voir CCP, PrPO et PRP.
Questions fréquentes sur l’audit IFS Food
Combien de temps dure un audit IFS Food ?
La durée minimale est donnée par l’outil de calcul obligatoire de l’IFS, à partir de l’effectif, du nombre de catégories de produits et du nombre d’étapes de procédé. Elle est en général de deux jours (16 heures). Au moins la moitié du temps se passe dans les zones de production.
Quelle différence entre un audit blanc et un audit de diagnostic IFS ?
L’audit de diagnostic mesure l’écart entre vos pratiques et le référentiel, exigence par exigence, avant une première certification. L’audit blanc simule l’audit réel quelques semaines avant la date, avec la notation A à D et un test de traçabilité chronométré.
Quel score faut-il pour être certifié IFS Food ?
Un score total d’au moins 95 % donne le niveau supérieur, un score entre 75 % et 95 % le niveau de base. En dessous de 75 %, avec plus d’une Major ou avec une exigence KO notée D, aucun certificat n’est délivré.
L’audit interne est-il obligatoire en IFS Food ?
Oui. C’est l’exigence KO n° 8 (5.1.1) : un programme d’audits internes couvrant toutes les exigences du référentiel, planifié sur 12 mois et réalisé en 15 mois au plus, avec des audits plus fréquents sur les activités critiques.
En combien de temps faut-il réaliser le test de traçabilité IFS ?
En quatre heures au maximum (exigence 4.18.3), du produit fini aux matières premières et aux clients, avec un bilan matière. Le système doit être testé au moins une fois tous les 12 mois.
Où trouver la checklist IFS Food version 8 ?
Le référentiel IFS Food version 8 et sa liste d’exigences sont téléchargeables gratuitement sur le site officiel de l’IFS (ifs-certification.com), en français notamment. La checklist de cet article sert à organiser la préparation autour de ces exigences.