Au sommaire :
- Ce qu’Excel fait bien au démarrage
- Les signes qu’Excel ne suffit plus
- Le tableau de traçabilité sur Excel : modèle et limites
- ERP, MES, logiciel métier : les différences
- Choisir un logiciel de production agroalimentaire pour une PME
- Remplacer Excel par un ERP : la migration par étapes
- Ce que fait JustUp pour sortir d’Excel
- Questions fréquentes
Ce qu’Excel fait bien au démarrage
Pour une jeune entreprise agroalimentaire, Excel est un outil honnête : aucun coût supplémentaire, une prise en main immédiate, une liberté totale de forme. Construire ses tableaux oblige à fixer un code par article, une unité, une règle de numérotation des lots, choix qui resserviront le jour de la migration. Après celle-ci, le tableur reste le bon endroit pour les analyses ponctuelles et les simulations de prix.
Les difficultés apparaissent quand le classeur devient le système d’enregistrement de l’entreprise, celui à partir duquel on répond à un auditeur, à un client ou à l’administration.
Les signes qu’Excel ne suffit plus en production agroalimentaire
Six signes reviennent : des versions qui divergent, des fiches papier ressaisies, une traçabilité de lot qui prend des heures, des enregistrements modifiables sans trace, un coût de revient figé, un classeur que seule une personne comprend. Quand deux ou trois se cumulent, il est temps de regarder un logiciel.
Plusieurs versions du même fichier circulent
« Suivi_prod_v3_FINAL_corrigé.xlsx » existe en trois exemplaires, au bureau, à l’atelier et en pièce jointe d’un mail, et personne ne sait lequel fait foi. La co-édition sur OneDrive ou SharePoint permet de travailler à plusieurs sur un seul fichier ; le classeur des réceptions continue pourtant d’ignorer celui de la production.
Les fiches papier sont ressaisies le soir
L’atelier note sur papier, quelqu’un recopie dans Excel le soir ou le vendredi. La saisie est payée deux fois, l’information arrive avec des jours de retard, et chaque recopie ajoute ses erreurs, comme un lot attribué à la mauvaise fabrication.
La traçabilité d’un lot prend des heures à reconstituer
Retrouver où est parti un lot de farine impose de croiser à la main réceptions, fabrications et bons de livraison. L’IFS Food version 8 demande cette reconstitution, des produits finis aux matières premières et aux clients, en quatre heures au maximum (exigence 4.18.3), et un test au moins une fois par période de 12 mois (4.18.2). Notre guide de la traçabilité agroalimentaire détaille les obligations.
Les enregistrements se modifient sans laisser de trace
Une cellule garde sa dernière valeur : rien n’indique qui l’a saisie, quand, ni ce qu’elle contenait avant. Excel affiche bien les modifications d’un classeur stocké sur OneDrive ou SharePoint (« Afficher les modifications », sur 365 jours), mais cet historique se vide dès qu’on enregistre une copie, qu’on remplace le fichier ou qu’on le réinitialise.
C’est la question de l’intégrité des données, que l’industrie pharmaceutique résume par le sigle ALCOA : dans son guide de décembre 2018, la FDA américaine attend des données attribuables, lisibles, enregistrées au moment de l’action, originales (ou copies conformes) et exactes, cinq qualités dont les initiales anglaises forment le sigle. L’IFS Food v8 pose une exigence voisine (2.1.2.1) : des enregistrements lisibles, authentiques, protégés contre toute modification ultérieure et, s’ils sont électroniques, créés et modifiés par le seul personnel autorisé. Un fichier partagé sous un compte commun y répond mal.
Le coût de revient est figé
Le coût calculé dans un onglet repose sur des prix d’achat tapés un jour donné et sur la recette théorique. Les hausses de matière, les pertes réelles et le temps passé n’y entrent pas, et les prix de vente se fixent sur un chiffre ancien. La méthode du coût de revient par ordre de fabrication corrige ce biais.
Une seule personne sait comment le classeur fonctionne
Quatorze onglets, des macros anciennes, des formules imbriquées : le classeur tient parce qu’une personne sait où il ne faut pas toucher. À son départ, il faut reconstituer sa logique. Et une formule écrasée par une valeur collée donne un résultat faux sans prévenir.
Le tableau de traçabilité sur Excel : modèle et limites
Un tableau de traçabilité Excel fiable tient en trois onglets, réceptions, fabrications et expéditions, reliés par un numéro de lot interne unique, plus un onglet articles qui sert de référentiel. La règle la plus importante : une ligne par lot consommé dans l’onglet fabrications, jamais plusieurs lots dans une cellule, pour qu’un simple filtre retrouve un lot dans les deux sens.
La réglementation n’impose aucun outil : l’article 18 du règlement (CE) n° 178/2002, applicable depuis le 1er janvier 2005, exige des « systèmes et procédures » pour identifier vos fournisseurs et les entreprises que vous livrez. Pour les denrées d’origine animale, le règlement d’exécution (UE) n° 931/2011 (article 3) détaille les données à tenir à jour chaque jour et laisse à l’exploitant le choix du format. La traçabilité interne, entre lots de matières et lots de produits finis, est exigée par l’IFS Food (exigence KO n° 7, 4.18.1) et par vos clients.
| Onglet | Colonnes | Point d’attention |
|---|---|---|
| Réceptions | Date, fournisseur, code article, n° de lot fournisseur, n° de lot interne, quantité, unité, DLC ou DDM, température à réception (produits réfrigérés), conforme (O/N), visa | Le n° de lot interne est la clé du classeur : une valeur unique par réception, jamais réutilisée |
| Fabrications | Date, n° d’ordre de fabrication, code produit fini, n° de lot produit fini, quantité produite, code matière ou emballage consommé, n° de lot interne consommé, quantité consommée, retravail réincorporé, opérateur | Une fabrication qui utilise trois lots de farine et deux lots d’emballage occupe cinq lignes |
| Expéditions | Date, client, n° de bon de livraison, code produit, n° de lot, quantité, DLC ou DDM | Une ligne par lot livré et par client |
| Articles | Code article, désignation, type (matière, emballage, produit fini), unité, allergènes | Les autres onglets choisissent le code dans une liste déroulante (Données > Validation des données) |
Le test de traçabilité avec ce tableau. Un filtre sur le lot interne d’une matière dans l’onglet fabrications donne les lots de produits finis ; un filtre sur ces lots dans l’onglet expéditions donne les clients livrés. Le bilan matière d’un lot : quantité reçue, moins les quantités consommées (SOMME.SI.ENS), moins le stock restant, donne les pertes, à comparer aux pertes connues. Les colonnes de formules se verrouillent (Révision > Protéger la feuille, après avoir déverrouillé les cellules de saisie).
Les limites, même avec un tableau bien tenu :
- le tableau enregistre ce qu’on y recopie, erreurs de la fiche papier comprises ;
- il connaît les lots déclarés par l’opérateur, et rien n’empêche d’y inscrire un lot périmé ou épuisé ;
- le stock par lot repose sur des formules fragiles, et le fichier grossit de milliers de lignes par an ;
- les enregistrements restent modifiables après coup.
ERP, MES, logiciel métier : quelles différences ?
Un ERP gère l’entreprise dans une base unique : achats, ventes, stocks, production, facturation. Un MES pilote l’exécution en atelier : ordres en cours, déclarations des opérateurs, données machines, contrôles. Un logiciel métier agroalimentaire est un ERP pensé pour le secteur, avec lots, DLC et DDM, recettes et allergènes, qui peut intégrer la saisie en atelier.
| Terme | Définition | Ce qu’il couvre |
|---|---|---|
| ERP (PGI, progiciel de gestion intégré) | « Système informatique de planification des ressources de l’entreprise » (terme officiel, Journal officiel du 30 janvier 2005) | Achats, ventes, stocks, production, facturation : une donnée saisie une fois sert à tous les services |
| MES (manufacturing execution system) | Niveau 3 du modèle ISA-95 (norme IEC 62264) : la gestion des opérations de fabrication, sous le niveau 4 de l’ERP (planification et logistique) | Ordres de fabrication en cours, déclarations des opérateurs, données machines, contrôles en ligne |
| GPAO | Gestion de production assistée par ordinateur, module de l’ERP ou logiciel séparé | Nomenclatures, gammes, calcul des besoins |
| Logiciel métier (ERP agroalimentaire) | Un ERP conçu pour un secteur | Lots, DLC et DDM, recettes avec pertes, allergènes, étiquetage, contrôles HACCP |
Pour une entreprise de 1 à 40 personnes, un logiciel métier qui réunit gestion et saisie en atelier évite d’empiler un ERP, un MES et une application qualité, soit trois bases à relier.
Choisir un logiciel de production agroalimentaire pour une PME
Pour une PME agroalimentaire de 1 à 40 personnes, huit critères comptent : traçabilité par lot en temps réel, contrôles qualité saisis au poste, étiquetage calculé depuis la recette, coût de revient par fabrication, prise en main par l’atelier, hébergement et réversibilité des données, prix qui suit l’activité, reprise de vos fichiers.
| Critère | Ce qu’il faut vérifier en démonstration |
|---|---|
| Traçabilité par lot | Le test : tracer un lot en direct, dans les deux sens, avec bilan matière. |
| Contrôles qualité | Saisie sur tablette, horodatée, au nom de l’opérateur, rattachée au lot ; alerte hors limites ; trace des modifications. |
| Étiquetage | Depuis la recette : ingrédients par ordre décroissant de poids (article 18 du règlement (UE) n° 1169/2011, dit INCO), allergènes de l’annexe II mis en évidence (article 21), quantité des ingrédients quand elle est requise (article 22). |
| Coût de revient | Calcul par ordre de fabrication, avec consommations réelles, pertes et main-d’œuvre, sur des prix d’achat à jour. |
| Prise en main | Le test : confier la tablette à un opérateur pendant la démonstration. |
| Hébergement et réversibilité | Pays d’hébergement, sauvegardes, droits d’accès par personne, export complet de vos données si vous changez d’outil. |
| Prix | Ce qui est facturé (utilisateurs, lignes, modules), coût de la reprise et de la formation, effet d’une saison basse. |
| Reprise des données | Un format d’import pour articles, tiers, recettes et stocks, avec simulation et rapport des lignes refusées. |
Reste la facturation : depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques par une plateforme agréée, et les PME et microentreprises devront en émettre au plus tard le 1er septembre 2027. Le logiciel doit savoir les transmettre à cette plateforme (voir la facturation électronique obligatoire).
Remplacer Excel par un ERP : la migration par étapes
Une migration réussie suit l’ordre des données : référentiel articles et tiers, recettes, stock d’ouverture à une date de bascule, puis réceptions, fabrications et expéditions dans le nouvel outil. La durée dépend surtout de l’état de vos fichiers : le nettoyage des données demande plus de temps que le paramétrage du logiciel.
- Le référentiel articles et tiers. Un code unique par article, une unité, les allergènes de chaque matière, un code par fournisseur et par client. Les doublons (« Farine T55 », « farine t55 ») se règlent avant l’import.
- Les recettes et les procédés. La nomenclature de chaque produit fini, ses pertes connues, ses étapes et leurs contrôles. Les emballages au contact des aliments y figurent, puisqu’ils se tracent comme les ingrédients.
- Le stock d’ouverture. Un inventaire physique lot par lot (lot, quantité, DLC ou DDM, emplacement) la veille de la bascule. Un stock repris sans ses lots casse la traçabilité des premières semaines.
- Les réceptions. Dès la bascule, chaque livraison fournisseur est saisie dans le logiciel ; le tableur des réceptions passe en lecture seule.
- La production. Les ordres de fabrication consomment les lots pris en stock, les contrôles se saisissent au poste. L’atelier se forme sur ses propres recettes.
- Les expéditions. Les bons de livraison portent les lots livrés. Un test de traçabilité sur un lot fabriqué après la bascule valide la chaîne complète.
Ce qui fait varier la durée
La durée dépend surtout de l’état de vos fichiers au départ. Chaque phase a ses propres facteurs :
| Phase | Ce qui la fait varier |
|---|---|
| Référentiel articles et tiers | Nombre d’articles, doublons, allergènes à compléter |
| Recettes et procédés | Recettes écrites ou restées « dans la tête » du chef de production |
| Stock d’ouverture | Nombre de références et d’emplacements à inventorier lot par lot |
| Réceptions, production, expéditions | Nombre de postes et d’équipes, intérimaires |
Les pièges les plus fréquents
- Reprendre tout l’historique. Les anciens fichiers restent archivés en lecture seule, pendant la durée de conservation de vos documents de traçabilité.
- Basculer en haute saison, quand personne n’a le temps d’apprendre.
- Faire durer la double saisie. Au-delà de quelques jours, les équipes s’épuisent et deux versions des chiffres coexistent.
- Former le bureau et oublier l’atelier, alors que les opérateurs alimentent la traçabilité.
Ce que fait JustUp pour sortir d’Excel
JustUp est un ERP agroalimentaire conçu pour les entreprises de 1 à 40 personnes. Trois fonctions servent la migration.
- La reprise de vos fichiers. Un classeur modèle, un onglet par objet (tiers, articles, prix, nomenclatures, étapes de fabrication, stock initial, checklists), reliés par code. JustUp simule l’import, signale chaque ligne en erreur avec sa cause, puis importe ; l’export au même format sert ensuite aux corrections en masse.
- Les tutoriels intégrés. Chaque module a son tutoriel interactif, joué sur des données de démonstration : on apprend en faisant, sans toucher à la vraie base.
- Justy, l’IA intégrée, lit vos documents : bon de commande, commande fournisseur, bon de livraison ou règlement, en PDF ou en photo. Il saisit, vous validez. Une fiche technique photographiée devient une nomenclature et des étapes de procédé à relire (voir Justy, l’IA de JustUp).
En atelier, chaque saisie se fait sur tablette, horodatée et rattachée au lot, ce qui rend la traçabilité ascendante et descendante instantanée. Les données sont hébergées en France, l’IA en Europe. L’abonnement suit l’usage : un socle mensuel, puis les jours où chaque utilisateur se connecte et ceux où vos lignes de production tournent.
Questions fréquentes sur Excel et l’ERP en agroalimentaire
Peut-on gérer la traçabilité alimentaire sur Excel ?
Oui. Le règlement (CE) n° 178/2002 impose des systèmes et procédures pour identifier fournisseurs et clients professionnels, sans fixer d’outil. Un tableur tenu chaque jour, avec un lot interne unique et une ligne par lot consommé, y répond. Ses limites : la ressaisie, les modifications sans trace, le temps de recherche.
Quelles colonnes mettre dans un tableau de traçabilité Excel ?
Trois onglets reliés par le lot interne. Réceptions : date, fournisseur, article, lot fournisseur, lot interne, quantité, DLC ou DDM, visa. Fabrications : date, produit, lot produit, lot consommé, quantité consommée, opérateur, une ligne par lot. Expéditions : date, client, bon de livraison, lot, quantité.
Quelle différence entre un ERP et un MES ?
L’ERP gère l’entreprise dans une base unique : achats, ventes, stocks, production, facturation. Le MES pilote l’exécution en atelier : ordres en cours, déclarations des opérateurs, données machines. Le modèle ISA-95 (IEC 62264) place le MES au niveau 3 et l’ERP au niveau 4.
Combien de temps faut-il pour passer d’Excel à un ERP ?
Tout dépend de l’état de vos fichiers : nombre d’articles, recettes déjà écrites ou non, stock à inventorier lot par lot. La bascule se fait par étapes, référentiel, recettes, inventaire d’ouverture, puis usage accompagné, et chaque étape se termine avant la suivante.
Un enregistrement Excel est-il valable en audit IFS ?
Il peut l’être s’il respecte l’exigence 2.1.2.1 de l’IFS Food v8 : des enregistrements lisibles, authentiques, protégés contre toute modification ultérieure et, en électronique, créés et modifiés par le seul personnel autorisé. Un fichier partagé sous un compte commun, modifiable par tous, y répond mal.